POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE EVENTOS & DESARROLLO S.A.S. – EVEDESA S.A.S.

EVENTOS & DESARROLLO S.A.S. – EVEDESA S.A.S., (en adelante “la Compañía”) es una empresa que cuenta con diferentes establecimientos comerciales en los cuales se prestan servicios de restauración y organización de eventos y fiestas.

Conforme a lo previsto en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, y demás normas aplicables en la materia, la Compañía está comprometida con la debida protección de los derechos de los titulares de datos personales (en adelante los “Titulares”), y de la información suministrada por ellos.

La presente Política de Tratamiento (en adelante la “Política”) será aplicable al tratamiento de datos que la Compañía recolecte a través de diferentes medios, bien sea mecanismos presenciales y/o electrónicos. En este sentido, los Titulares deben leer previa y detalladamente la información contenida en esta Política, ya que la misma pretende brindarle a los Titulares de la información un panorama claro respecto a los datos personales que la Compañía recauda, el tratamiento que se le da a los mismos y los procedimientos que tienen a su alcance para poder hacer efectivos sus derechos.

De no estar de acuerdo con la presente Política, los Titulares deberán abstenerse de proporcionar sus datos a la Compañía.

DEFINICIONES

Los términos cuya primera letra figura en mayúscula (salvo cuando se deba exclusivamente a que inician una oración o se trate de un nombre propio), tienen el significado que se les asigna a continuación:

“Autorización”: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

“Base de Datos”: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

“Dato(s) personal(es)”: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

“Encargado del Tratamiento”: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

“Responsable del Tratamiento”: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

“Titular(es)”: persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. Éstos incluyen sin limitación los empleados, proveedores y clientes de la Compañía.

“Tratamiento”: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso circulación o supresión.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO Y/O USO DE LOS DATOS PERSONALES

La persona jurídica que responde por el Tratamiento de los Datos Personales suministrados por los Titulares, y por tanto, de las Bases de Datos en las cuales se encuentran ubicados los mismos, es la sociedad EVENTOS & DESARROLLO S.A.S. – EVEDESA S.A.S., identificada con N.I.T. 900.119.726 – 6, y con domicilio principal en Bogotá D.C., Colombia, cuyo teléfono de contacto y correo electrónico son + 57 17433440  servicioalcliente@evedesa.com

III.         TRATAMIENTO Y FINALIDAD

El Tratamiento de Datos Personales al interior de la compañía se da principalmente a través de la recolección, almacenamiento, uso, supresión y circulación de datos personales de i) proveedores, ii) clientes y iii) empleados. En este sentido, la finalidad de este Tratamiento al interior de la Compañía se divide de la siguiente manera:

Ø  Finalidad del Tratamiento de Datos Personales de proveedores

La Compañía recolecta, almacena y usa los Datos Personales de proveedores con el fin de tener un contacto directo con sus proveedores, revisar información tributaria, realizar compras y pagos. Los proveedores de la compañía son tanto personas naturales como personas jurídicas. Dentro de los datos de proveedores que la Compañía recolecta se encuentran el nombre y apellido, documento de identificación, datos bancarios, dirección de correo electrónico y dirección física

Finalidad del Tratamiento de Datos Personales de clientes

La Compañía recolecta, almacena y usa los Datos Personales de clientes con el fin de enviar comunicaciones relacionadas con los productos y/o servicios ofrecidos, enviar publicidad, responder solicitudes, evaluar la calidad de los servicios y/o productos ofrecidos,  proporcionar estos datos a aliados para fines comerciales como la realización de concursos, y con el fin de contactarlos para cualquier necesidad relacionada con el negocio de la Compañía. Dentro de los datos de clientes que la Compañía recolecta se encuentran el nombre y apellido, documento de identificación, género, fecha de nacimiento, teléfono, dirección de residencia, correo electrónico, información relativa a preferencias y/o hábitos de consumo, información biométrica a partir de la huella del cliente y fotografías. De igual manera, la Compañía podrá hacer fotografías con fines publicitarios de los clientes al interior de los establecimientos, las cuales podrán ser publicadas en la página web https://evedesagroup.com/ y en redes sociales asociadas a la Compañía como Facebook y/o Instagram, a las cuales la Compañía se sucribió aceptando las correspondientes políticas de tratamiento de datos personales. A partir de la autorización para el tratamiento de datos personales que el cliente otorgará a la Compañía, el cliente autoriza de manera expresa e inequívoca la publicación de estas fotografías en la página web y/o redes sociales mencionadas.

Ø  Finalidad del Tratamiento de Datos Personales de empleados

La Compañía recolecta, almacena y usa los Datos Personales de empleados con el fin de realizar actividades encaminadas al pago de nómina y prestaciones sociales, afiliaciones, administración de personal activo, planear actividades empresariales, enviar comunicaciones internas y demás actividades necesarias para la ejecución del contrato de trabajo suscrito con la Compañía. Dentro de los datos de empleados que la Compañía recolecta se encuentran el nombre y apellido, documento de identificación, género, fecha de nacimiento, teléfono, dirección de residencia, correo electrónico, estado civil, perfil académico, perfil profesional, hoja de vida, fecha y lugar de nacimiento, nacionalidad, grupo sanguíneo, cargo.

También podrá recolectar datos sensibles de proveedores, clientes y/o empleados, situación que estará expresamente manifestada en la autorización de recolección y tratamiento de datos personales, la cual cumplirá con los requisitos establecidos en el Artículo 6 del Decreto 1377 de 2013. En el caso de los Datos Personales de clientes, por ejemplo, la Compañía podrá solicitar la información biométrica contenida en la huella del cliente.

La información personal suministrada por los Titulares a la Compañía, será guardada y mantenida durante el tiempo que sea necesario para la prestación eficiente de los servicios por parte de la Compañía, a menos que los Titulares hayan dado instrucciones diferentes o en todo caso, por el período de retención contemplado en las leyes aplicables.

USO DE LA INFORMACIÓN

La información personal suministrada por los Titulares será mantenida con las debidas condiciones de seguridad y confidencialidad, y su uso se hará exclusivamente para cumplir con los propósitos y fines para los cuales fue suministrada. En este sentido, la Compañía únicamente suministrará esta información a las personas establecidas en el artículo 13 de la Ley 1581 de 2012, y bajo las condiciones establecidas en esta disposición normativa.

Los Titulares deben tener en cuenta que la información personal solicitada es susceptible de ser enviada a terceros en el marco de la tercerización de servicios de la Compañía, quienes actuarán como Encargados de esta información y en concordancia con las obligaciones establecidas en el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012. Adicionalmente, dicha transmisión se hará con base en la autorización dada por los Titulares de manera previa, expresa y escrita mediante la cual se autorizará la transmisión de la información personal suministrada.

En el evento en que la Compañía en el ejercicio de sus actividades propias transfiera internacionalmente la información recabada, garantizará el cumplimiento de la normatividad nacional vigente sobre Protección de Datos Personales y lo realizará con base en la autorización dada por los Titulares de manera previa, expresa y escrita mediante la cual se autorizará la transferencia internacional de datos personales.

La Compañía podrá transferir, vender o asignar la información recabada en caso de que se presente una venta, fusión, consolidación, cambio en el control societario, transferencia de activos sustancial, y/o reorganización o liquidación de la sociedad.

AUTORIZACIÓN

El Tratamiento de Datos Personales por parte de la Compañía será realizado con posterioridad y con base en la autorización otorgada por el Titular de la información. Dicha autorización facultará a la Compañía a recolectar y ser el Responsable del Tratamiento de la información entregada por los Titulares, y a transferir o transmitir la misma, según sea el caso.

DERECHOS DE LOS TITULARES

Conforme a lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular de la información tendrá los siguientes derechos:

a)         Conocer, actualizar y rectificar todos sus Datos Personales que obren en la base de datos de la Compañía.
b)         Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Compañía para el Tratamiento de sus Datos Personales.
c)         Ser informado por la Compañía, previa solicitud escrita, respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales.
d)         Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas que las modifiquen y/o complementen.
e)         Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus Datos Personales, cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
f)         Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

VII.       PETICIONES Y CONSULTAS

Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal que repose en cualquier Base de Datos de la Compañía, con el fin de ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus Datos Personales, y/o revocar la autorización otorgada.

La consulta se formulará por los Titulares o sus causahabientes de forma escrita, dirigida al siguiente correo de contacto: servicioalcliente@evedesa.com  Este correo deberá contener específicamente la solicitud del Titular. Una vez recibida la información, la Compañía hará constar la fecha de recepción de la misma y se encargará de darle trámite.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

VIII.      RECLAMOS

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una Base de Datos de la Compañía debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante la Compañía, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a la Compañía al correo servicioalcliente@evedesa.com, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.

En caso de estar incompleto, la Compañía solicitará al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo, que complete la información enviada. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
MODIFICACIONES

La presente Política podrá ser modificada en cualquier momento y sin previo aviso por la Compañía, por razones de orden legal o institucional, mediando, para tal efecto, una comunicación oportuna en la que se le notificará a los Titulares las modificaciones realizadas. En caso de realizar una modificación sustancial a las finalidades del Tratamiento de Datos Personales, o en cuanto a los responsables del mismo, estos cambios serán informados oportunamente a los Titulares de información, y de manera previa a la implementación de las nuevas políticas, de acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

CONTÁCTENOS

En caso de tener alguna duda o consulta sobre la presente Política, o sobre la obtención y tratamiento de la información por parte de la Compañía, puede ponerse en contacto con nosotros al correo servicioalcliente@evedesa.com Los mensajes serán atendidos a la mayor brevedad posible.

VIGENCIA

Esta Política se encuentra vigente desde el mes de septiembre de 2019, y hasta la implementación de una nueva versión.

Le invitamos a ponerse en contacto

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